Бытовой документооборот — дело не пустяшное

По собственному опыту

Хочешь выбросить ненужный документ? Сначала сделай фотокопию!

Каждый из нас хоть раз оказывался в подобной ситуации: потерял или не сохранил нужный документ и столкнулся с хлопотным процессом его восстановления.

Немного истории

На Руси первый сохранившийся бумажный документ — грамота князя Семёна Гордого — датируется 1341 годом. Документы оформлялись в форме столбцов, их писали сплошным текстом. Буквы были одного размера, отсутствовали знаки препинания.

Первым знаком препинания, который появился в документах в конце XIV века, стала точка в конце предложения. Деловые бумаги имели форму свитка, места склеек оформлялись подписью дьяка, чтобы избежать подделки. Подклеенные в столбцы документы длиной 50–60 метров наматывали на палочки. Такие ленты при чтении волочились, отсюда и появилось выражение «бумажная волокита» — не по существу принятое решение.

Человеческий фактор

Со временем технологии работы с документами совершенствовались, были законодательно утверждены государственные стандарты оформления разных видов важных бумаг. Но от ошибок по-прежнему никто не был застрахован. По этой причине до сих пор многим из нас приходится вести изматывающую переписку с разными инстанциями, архивами, чтобы восстановить правильные сведения в необходимых документах.

Хочу посоветовать читателям внимательно прочитывать каждый полученный документ. В каком бы виде он ни был сделан — хоть в бумажном, хоть в электронном. Конечно, каждый из нас не может и не должен быть документоведом, но такие реквизиты, как название документа, дата, кому он предназначен и от кого, понятный текст, чёткие подписи, печать, отметка о получении и дата, нужно проверять. Человеческий фактор, техника подвела, — в любом случае документ, оформленный с ошибками, не представляет юридической значимости. Говоря проще, он не действителен.

Печально, но ошибки встречаются при оформлении трудовых книжек, доверенностей, справок, больничных листов, которые теперь оформляют в электронном виде. Неправильно написанное название предприятия, ошибочные даты приёма и увольнения, отсутствие печати и подписи сотрудника, отвечавшего за внесение того или иного периода трудовой деятельности в трудовую книжку, грозит потерей трудового стажа. В итоге гражданин не может получить оплату до выяснения вопроса, либо под сомнением оказывается трудовой стаж конкретного человека, а от этого зависит размер пенсионных выплат.

Последствия ошибок

Я достаточно долго работала с документами и могу назвать самые распространённые проблемы, которые возникают при небрежном их оформлении или утрате.

Очень распространённый недочёт в трудовой книжке — отсутствие записи о переименовании учреждения. Например, городскую больницу переименовали в муниципальную, а в документах сотрудников промежуточный приказ о переименовании не зафиксировали. И получается, что они работали в разных учреждениях.

В 1990-е годы при ликвидации предприятий нередко бухгалтерские документы уничтожали, а не сдавали в архив. Результат для тех, кто там трудился, печальный: потеря фиксированного рабочего стажа. Значит, проблемы при назначении пенсии.

Встречаются ошибки в паспортах: к примеру, имена Наталья и Наталия — разные, и если в свидетельстве о рождении написано одно имя, а в паспорте — другое, то паспорт оказывается недействительным. Аналогичная картина при написании отчеств, например, Валерьевна или Валериевна. Порой ошибочно одно имя или отчество заменяют на другое, к примеру, Георгиевна на Григорьевна. Всё, документ нужно менять. Ведь от правильности документов зависят вопросы пенсионного обеспечения, наследования, дарения, приватизации и так далее.

Хранить вечно

Не случайно в самом начале сказано о необходимости делать копии документов. Мне после смерти отца — инвалида Великой Отечественной войны в 1980-е годы пришлось разыскивать его наградные документы на орден и медали. Сведений в военкомате не было, поскольку он служил и воевал в составе полка НКВД. Только наличие сохранённого военного билета, где были указаны дивизия и полк, его звание, место мобилизации и ранения, помогло найти в архиве Красной Армии в Подольске все необходимые бумаги на награды, сведения о ранении под Сталинградом при выполнении боевого задания.

Кроме того, документы отца, бережно хранившиеся в семье, — справка об инвалидности, где было написано: «Тяжёлое ранение в грудь при защите СССР»; военный билет; удостоверение инвалида войны — позволили моей маме спустя 30 лет после смерти отца получить надбавку к пенсии как вдове инвалида Великой Отечественной — по распоряжению Президента РФ о доплате вдовам, потерявшим мужей не только во время войны, но и после неё вследствие болезни, контузии, инвалидности. Кто мог предположить, что спустя три десятка лет после ухода человека из жизни его документы сыграют такую значимую роль!

Так что храните и копируйте, друзья! Внимательное отношение к документам — это инвестиция и в собственную безопасность, и в отсутствие различных проблем в будущем у ваших детей и внуков.

Марина Блинова